Did u need extra space in Gmail ??

Google ကနေ Gmail အတွက် free storage space ကို 7.5 GB ဆိုပြီး ပေးထားတဲ့ ပမာဏ ဟာ သာမန် Emails စီစစ် လက်ခံသူတစ်ယောက် အတွက်တော့ တော်ယုံတန်ယုံ ဘယ်တော့မှ ပြည့်မသွားနိုင်လောက်တဲ့ ပမာဏပါ။ ဒါပေမယ့်လည်း ကျွန်တော်တို့တွေက Emails တွေကို ပုံမှန်ဖျက်လေ့ မရှိ - ကိုယ့်ဆီလာတဲ့ messages တွေထဲက ပမာဏ မနည်းတဲ့ Attachments ကိုယ်စီနဲ့ လာတဲ့ စာတွေကိုလည်း ကိုယ်က လက်ခံထား - ဆိုဒ်တစ်ကာကို ဝင် အဲ့ဆိုဒ်မှာ Account လုပ်လိုက်လို့ Email တောင်းရင်ပဲ ဖြစ်ဖြစ် - Software download ချဖို့ Email တောင်းရင်ပဲ ဖြစ်ဖြစ် ဘာမှ ရှည်ရှည်ဝေးဝေး စဉ်းစား မနေပဲ ဒီ Email တစ်ခုတည်း ကို ပေး - ( အဲလို လုပ်လိုက်တော့ အဲ့ ဆိုဒ်တွေကနေ ကိုယ့် Mail box ထဲကို Spam တွေ နေ့တိုင်း ညတိုင်းမရေမတွက်နိုင်အောင်ပို့ ) - စသဖြင့် လုပ်ဆောင်နေမယ်ဆိုရင်တော့ 7.5 GB မဟုတ်ဘူး 750 GB ပေးလည်း storage space က လောက်မှာ မဟုတ်ပါဘူး။ အထက်ဖော်ပြပါအတိုင်း လုပ်ဆောင်နေမယ်ဆိုရင်တော့ Google ကနေ မကြာခင်မှာ ခုလို အသိပေးလာပါလိမ့်မယ်။

ဒီလို အသိပေးလာပြီ ဆိုရင်တော့ ကိုယ့်ရရှိထားတဲ့ storage limit ကို မကျော်လွန်အောင် ကျွန်တော်တို့ Account ထဲက messages သန့်ရှင်းရေးကို အမြန်ဆုံး ပြုလုပ်ကြရပါမယ်။

Messages သန့်ရှင်းရေး မည်သည့် အတွက်ကြောင့် ပြုလုပ်သင့်သနည်း။

ဖော်ပြပါအတိုင်း သတ်မှတ်ထားတဲ့ storage limit ကို ရောက်ရှိလာပြီ ဆိုရင် ကိုယ့်အတွက် အသုံးမလိုတဲ့ Messages အဟောင်း တွေကို မဖျက်မမျှ ကိုယ့် Account ကနေ စာပို့လို့ မရတော့ပါဘူး - နောက်ပြီး ကိုယ့် Account ဆီ လာတဲ့ messages မှန်သမျှ ဟာ Mail box ထဲကို ဝင်မှာ မဟုတ်တော့ပဲ ပို့လွှတ်သူဆီကို ပြန်ပို့ခံရပါမယ် - စသဖြင့် Action ဝင်လာမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒီဖြစ်ရပ်က ကိုယ့် မိသားစု သူငယ်ချင်း အားလုံးနဲ့ အဆက်ဖြတ် ခံလိုက်ရသလိုပါပဲ -

သင်၏ Mail Quota နောက်တစ်ကြိမ် မဆုံးရံှုးရ စေရန် ကာကွယ်ပါ။

တကယ်လို့ ကိုယ့်ရဲ့ Gmail က storage space ပြည့်သွားပြီ ဆိုရင် ဖြေရှင်းလို့ ရတဲ့ နည်းလမ်း ( ၂ ) ခုရှိပါတယ်။ - အဲ့ဒီ နည်း လမ်းတွေကတော့ storage space ကို Google ကနေ ထပ်မံ ဝယ်ယူပါ။ 20 GB ကိုမှ တစ်နှစ်ကို $ 5.00 USD ပဲ ကျမယ့် plan ဟာ တကယ်တမ်း သုံးမယ်ဆို သုံးပျော်တယ်လို့ ပြောလို့ ရပါတယ်။ အကြောင်းအမျိုးမျိုးကြောင့် အဲ့နည်းလမ်းကို ရွေးချယ်ဖို့ ခက်ခဲမယ့် သူတွေ အတွက် နောက်နည်းလမ်း တစ်ခုကတော့ ပမာဏများပြီး ကိုယ့်အတွက် အသုံးမလိုတဲ့ Emails တွေကို Gmail ထဲကနေ ဖျက်ထုတ်ပစ်ပြီး storage space ပြန်ရယူဖို့ပါ။ 

အခုနည်းလမ်း ( ၂ ) မျိုးထဲက ပိုက်ပိုက်ပေးစရာမလိုပဲ Free ရပြီး လုပ်ဆောင်ရလည်း လွယ်ကူတဲ့ ဒုတိယနည်းလမ်းကို အသုံးပြု ဖို့ ရွေးချယ်လိုက်ပါမယ်။

အဆင့် ( ၁ ) : ကိုယ့်ရဲ့ Gmail account ထဲဝင်ပြီး ( Settings > Forwarding and POP/IMAP ) ကနေ IMAP ကို Enable ပေးလိုက်ပါ။ အဲ့နောက်မှာ Outlook ကို ကျွန်တော်တို့ Configuration လုပ်ရပါမယ်။ Gmail ကို Outllok 2007 မှာ ဘယ်လို Setup လုပ်သလဲ ဆိုတာ ဒီနေရာမှာ ဖတ်ကြည့်နိုင်ပါတယ်။ ( ကျွန်တော်က Outlook ကို ဥပမာ ပေးတဲ့ သဘောပါ။ မိသားစုဝင်တွေ အနေနဲ့ ကိုယ် ကြိုက်နှစသက်ရာ Mail client - Thunderbird, Live Mail, စသဖြင့် ) အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။ ဘာကြောင့် သူတို့တွေကို သုံးမှာလဲ - ?? ဘာကြောင့်လဲ ဆိုရင် ဒီ Mail client တွေကို သုံးပြီး Gmail message တွေကို download ချချင်လို့ ဖြစ်ပါတယ်။ ဘာကြောင့် Mail client တွေကို သုံးပြီး Gmail message တွေကို download ချဖို့ စီစဉ်နေတာလဲ ??  ဘာကြောင့်လည်း ဆိုရင် ထောင်နဲ့ချီနေတဲ့ Messages တွေရဲ့ ကြားထဲမှာ ဘယ် Messages တွေက  ကျွန်တော်တို့အတွက် လိုအပ်သလဲ - ဘယ် Messages တကယ်မလိုအပ်ဘူးလဲဆိုတာ Gmail  ထဲမှာ အလွယ်တကူ ရှာဖွေစီမံခန့်ခွဲနိုင်ဖို့  ဆိုတာ တော်တော်လေး ခက်ပါတယ်။ ဒါ့ကြောင့် Mail client တစ်ခုကို သုံးပြီး ကိုယ့်အတွက် တကယ်လိုအပ်တဲ့ Messages နဲ့ တကယ်မလိုအပ်တဲ့ Messages တွေကို အလွယ်တကူ ခွဲထုတ်နိုင်အောင် ကျွန်တော်တို့ စီစဉ်ရတာပါ။ တစ်ခု သိထားရမှာက Gmail message တွေကို Mail client တစ်ခုခု သုံးပြီး Download ချတဲ့ အခါမှာ full message ခေါ် Message တစ်ခုလုံးကို Download ချဖို့မလိုပါဘူး - တကယ်လို့ အဲလိုသာ Download ချလိုက်မိရင် ကိုယ့် Mail box ထဲမှာ စာများရင် များသလို - ကိုယ့် Internet speed က ခနော်နီ ခနော်နဲ့ နိုင်ရင်နိုင်သလို တစ်ရက် မက နှစ်ရက်မကနဲ့ မပြီးဆုံးနိုင်မယ့် လုပ်ငန်းစဉ်ကို အစပျိုးလိုက်မိသလို ဖြစ်သွားပါလိမ့်မယ်။

အဆင့် ( ၂ ) : Outlook 2007 မှာ ကိုယ့် Email account ကို Setup လုပ်ပြီးပြီ ဆိုတာနဲ့ Alt+Ctrl+S ( သို့မဟုတ် ) Tools > Options > Mail Setup > Send/Receive ကို နှိပ်ပြီး Send/Receive settings page ကို သွားလိုက်ပါမယ်။ အဲလို ခေါ်လိုက်တဲ့ အခါ Send/Receive Groups ဆိုတဲ့ Box တစ်ခု ပေါ်လာပြီး အဲကနေမှ တစ်ဆင့် Edit ကို ဝင်လိုက်ရင် အောက်ဖော်ပြပါအတိုင်း Box တစ်ခု ပေါ်လာပါလိမ့်မယ်။

Gmail Inbox ထဲက mails အားလုံးကို ရယူတဲ့ နေရာမှာ သူ Default ပေးထားတဲ့ " Download complete item including attachments " အစား  "Download headers only." ကို ပြောင်းလဲ ရွေးချယ်ပေးပြီး OK ကိုပေးပါ။ ( ကျွန်တော် လောလောဆယ် သုံးနေတာ Outllok 2007 ဖြစ်ပါတယ်။ Outllok 2003, 2010 များနဲ့ အနည်းငယ် ကွဲလွဲမှု ရှိနိုင်ပါတယ်။ )

အဆင့် ( ၃ ) : အားလုံးပြင်ဆင်ပြီးသွားရင် Microsoft Outlook folder နဲ့ Gmail ကို ချိတ်ဆက် sync လုပ်ဆောင်နိုင်ဖို့ အတွက် ကိုယ့် Email client က Send/Receive button ဒါမှမဟုတ် Shortcut key > F9 ကို နှိပ်ပါမယ်။ ကျွန်တော့် Gmail account ရဲ့ Mail box ထဲမှာ ဆိုရင် messages က သိပ်များသေးတာ မဟုတ်ပါဘူး။ ကျွန်တော် နေ့တိုင်း မလိုတာနဲ့ တန်းဖျက် ပစ်တတ်တာ ကြောင့်လည်းပါပါတယ်။ ဒီအဆင့်မှာ ကိုယ့် Mail box ထဲမှာ ရှိတဲ့ messages ပမာဏ များရင် များသလောက် နဲနဲ စောင့်ရပါလိမ့်မယ်။ ( ကျွန်တော့် messages 1090 စောင်ကို Send/Receive လုပ်တုန်းကတော့ ၁၅ စက္ကန့်လောက် စောင့်လိုက်ရပါတယ်။ ) ဒါတောင် ကျွန်တော်တို့က "Download headers only." ကို ရွေးထားလို့ သိပ်မကြာတာပါ။ တကယ်လို့ ရှိတဲ့ mails ကလည်း များ - နောက်ပြီး " Download complete item including attachments " ကိုလည်း ရွေးထားမယ်ဆိုရင် တော်ယုံနဲ့ ပြီးမှာ မဟုတ်တော့ပါဘူး။ 

အဆင့် ( ၄ ) : Outlook ထဲမှာ ရှိနေတဲ့ Gmail folder ထဲက Mails အားလုံးကို မြင်ရဖို့ အတွက် အရင်ဆုံး View > Reading Pane ကို > Off လိုက်ပါမယ် - ဒါဆို ဒီအောက်က ပုံစံအတိုင်း မြင်ရပါပြီ။ ကျွန်တော် ဒီနေရာမှာ Messages တွေအားလုံးကို View > Arrange by ကနေ Date အလိုက် စီခိုင်းလိုက်ပါတယ်။ တစ်ခြား ကိုယ်နှစ်သက်သလို အရွယ်အစား ( size ) အလိုက် - အကြောင်းအရာအလိုက် ( Subject ) - ဘယ်သူ့ဆီက ( from ) - ဘယ်သူ့ဆီကို ( to ) - ကိုယ် Add ထားတဲ့ Email accounts တွေ အလိုက် ( E-mail Account ) စသဖြင့် နှစ်သက်သလို စဉ်ခိုင်းလို့လည်း ရပါတယ်။

အထက်ဖော်ပြပါအတိုင်း ကိုယ့် Email messages တွေကို စဉ်ပြီးပြီ ဆိုရင် ကိုယ်ဖျက်ထုတ်မယ်လို့ စိတ်ကူးထားပြီး အစီအစဉ် မကျဖြစ်နေတဲ့ messages မျိုးတွေကို  Control key နဲ့ ပေါင်းရွေး နောက် အားလုံးကို drag ဆွဲပြီး အောက်ဖော်ပြပါအတိုင်း Outlook ထဲက Gmail အောက်မှာ ရှိတဲ့  sub-folder ခွဲ Trash ထဲကို ထည့်လိုက်ပါမယ်။ re-sync လုပ်တာ သေချာသွားအောင် F9 ဒါမှမဟုတ် Send/Receive button ကို ထပ်နှိပ်လိုက်ပါ။

အဲလိုမျိုးနဲ့ ခေါင်းစဉ် အသီးသီးအောက်က ကိုယ်မလိုအပ်တဲ့ Messages တွေကို Outlook ထဲမှာ Trash ရှိရာဆီ ထည့်ပြီးသွားပြီ ဆိုရင် Gmail ထဲကို Browser ကနေ Login ဝင်လိုက်ပါ။ ကျွန်တော်တို့ Outlook ထဲမှာ Trash ရှိရာဆီ ရွေးချယ်ဖျက်ထုတ်လိုက် တဲ့ Email messages အားလုံးဟာ Gmail ထဲမှာလည်း Trash ထဲ ရောက်ပြီးသား ဖြစ်နေတာတွေ့ရပါလိမ့်မယ်။ လုပ်ရိုးလုပ်စဉ် အတိုင်း Trash ကို Empty Trash now လုပ်လိုက်ပါ။

မဖျက်ဆီးခင် သိမ်းဆည်းခြင်း။

တကယ်လို့ ကိုယ်ဖျက်ထုတ်ပစ်မယ့် Gmail messages တွေထဲက တစ်ချို့ကို သံယောဇဉ်မပျက်သေးလို့ backup လုပ်ထားချင်သေးတယ် ဆိုရင် Outlook ထဲက သိမ်းထားချင်တဲ့ Messages တွေပေါ်မှာ right click ထောက်ပြီး "Mark to Download Messages" ကို ရွေးပေးလိုက်ပါ။

အဲလို လုပ်ဆောင်ထားလိုက်တာနဲ့ နောက်တစ်ခေါက် re-sync လုပ်တဲ့ အချိန်မှာ Outlook ကနေပြီး file attachments အပါအဝင် full message တစ်ခုလုံးကို Download လုပ်ဆောင်ထားပါလိမ့်မယ်။ ကျွန်တော်တို့ လုပ်ဆောင်ရမှာက အဲလို Download လုပ်ဆောင်ပြီးသွားတဲ့ Messages ကို Desktop ပေါ် Drag ဆွဲပြီးတော့ပဲ ဖြစ်ဖြစ် တစ်ခြား local folder တစ်ခုထဲကိုပဲ ဖြစ်ဖြစ် ပြောင်းပြီး သိမ်းထားလိုက်ယုံပါပဲ။ ( ဒီအကြောင်းအရာကို ကိုသီဟန်စိုး တစ်ခါ ဒီနေရာမှာ မေးခဲ့ဖူးပြီး အဲ့တုန်းကတော့ သူကလည်း အလျင်လိုနေတာမို့လို့ ကျွန်တော်လည်း ပြည့်ပြည့်စုံစုံ မဖော်ပြလိုက်နိုင်ပဲ တစ်ခြားနည်းလမ်း တစ်ခုဆီပဲ လမ်းညွှန် လိုက်ရပါတယ်။ )

အပေါ်မှာ storage space ပြန်လည်ရယူဖို့ Gmail messages သန့်ရှင်းရေး အကြောင်းကို အဆင့်လိုက် ဖော်ပြပြီးခဲ့ပေမယ့် Gmail အကြောင်းကို ကျွမ်းကျင် နားလည်တဲ့ users တွေအနေနဲ့ နောက်ထပ် complain တက်စရာ နည်းလမ်း တစ်ခု ရှိနေပါ သေးတယ်။ သူတို့တွေက storage space ပြန်လည်ရယူဖို့ ဖြေရှင်းတဲ့ အချိန်မှာ Desktop mail client ကို အသုံးမပြုချင်ကြ တဲ့ သူမျိုးတွေလို့ပဲ ဆိုကြပါစို့ - ဒါဆို ဒီအောက်က နည်းလမ်းကို ဆက်ပြီး လေ့လာကြည့်ပါ။ 

Outlook, Thunderbird, Live Mail, စတဲ့ Desktop mail client တွေ အသုံးအပြုချင်ဘူး - တစ်ခါမှလည်း မသုံးဖူးဘူး - အသစ်တွေ လိုက်စမ်းနေရမှာ စိတ်လည်း ရှုပ်တယ် - အဲတာမျိုးတွေ တစ်ခုမှ မလိုပဲ Gmail messages သန့်ရှင်းရေး မှာ သုံးလို့ရမယ့် တစ်ခြား နည်းလေးများ မရှိတော့ဘူးလား - ဟုတ်ကဲ့ ရှိပါတယ်။ Storage limit ပြည့်လုမတတ်ဖြစ်နေတဲ့ Mail box ကို ဒီအောက်က နည်းတွေနဲ့ ရှင်းကြည့်ပါ။

» Query string >> "has:attachment" ဆိုပြီး Search mail ရဲ့ ဘယ်ဘက်က Box မှာ ရိုက်ပြီး ရှာလိုက်ပါ။ attachment ပါတဲ့ Mails မှန်သမျှကို သူ ပြပါလိမ့်မယ်။ ဒီ String ကို ဒီ့ထက်ပိုပြီး ထပ်ပြီး တိကျအောင် ခိုင်းစေလို့ ရပါသေးတယ်။ ဥပမာ ပြောရရင်  "has:attachment from:me label:sent" - အဲလို ရိုက်ပြီး ရှာခိုင်းလိုက်ရင် ကိုယ်ပို့ခဲ့တဲ့ messages တွေထဲက attachment ပါတဲ့ messages တွေကို သူ ဖော်ပြသွားမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ အဲ့ဒီ့ ထဲကနေမှ ရွေးထုတ်ပြီး ကိုယ် Delete လုပ်ချင်တဲ့ messages တွေကို ဖျက်ထုတ်ပစ်ပါ။

» Query string >> filename:pdf သို့တည်းမဟုတ် filename:xls ဆိုတာကတော့ messages တွေမှာ ပါတဲ့ attachments တွေထဲကမှ file type တစ်ခုချင်းစီကို သီးသန့် အသေးစိတ် ရည်ညွှန်းလိုက်တာ ဖြစ်ပါတယ်။ အဲ့ဒီ့ စာလုံးကို အပေါ်မှာ ပြခဲ့တဲ့ Query string >> "has:attachment from:me label:sent" နဲ့ ပေါင်းလိုက်တဲ့ အခါ ကိုယ်ပို့ခဲ့တဲ့ messages တွေထဲက attachment တွေထဲမှာ PDF files တွေ - xls files တွေချည်းပဲ ပါတဲ့ messages တွေကို ချည်းပဲ ဖော်ပြသွားမှာ ဖြစ်ပါတယ်။

» တစ်ခါတစ်လေ Gmail inbox ပြတဲ့ messages ပမာဏ အရမ်းနည်းနေတယ်လို့ ယူဆရင် တစ်မျက်နှာကို messages အရေအတွက် အများဆုံး ၁၀၀ ပြအောင် လုပ်ဆောင်လို့လည်း ရပါတယ်။ ဒီ setting က messages ပေါင်းများစွာကို တစ်ချိန်တည်း တစ်ပြိုင်တည်း Select လုပ်ပြီး ဖျက်ချင်တဲ့ အခါမှာ အရမ်း အသုံးဝင်ပါတယ်။

» Query string >> "before:2009/01/01 label:sent" ဆိုပြီး ရှာမယ် ဆိုရင်တော့ January 1, 2009 မတိုင်ခင်က ကိုယ်ပို့ခဲ့တဲ့ messages တွေ အားလုံးကို ဖော်ပြလာမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒီ Query string က >> ကိုယ်ပို့ခဲ့တဲ့ စာအဟောင်း တွေကို ဖျက်ပစ်ချင်ရင် အသုံးဝင်ပါတယ်။

» တကယ်လို့ ကိုယ်က ဖတ်နေကျ Blogs တွေ Websites တွေကနေ messages တွေရဖို့ subscribed လုပ်ထားတယ်ဆိုရင် သူတို့တွေက နောင်တစ်ချိန်မှာလည်း ပြန်ဖတ်မယ့် Messages မျိုးတွေ မဟုတ်တော့လို့ ခုလို Space လိုအပ်နေချိန်မှာ ဖျက်ပစ်ဖို့ အသင့်တော်ဆုံးပါပဲ။ Query string >> from:mail-address@list.com - ကနေ messages တွေကို ရှာဖြွေပီး အကုန် ဖျက်ထုတ်ပစ်လိုက်ပါ။

» ဒါပေမယ့်လည်း တစ်ခါတစ်လေမှာ GMail search operators တွေက ရှာခိုင်းတဲ့ အတိုင်း ကောင်းကောင်း အလုပ်မလုပ် တာမျိုးတွေ ရှိတတ်ပါတယ်။ ဒီလိုဆိုရင်တော့ အပေါ်ဆုံးမှာ ဖော်ပြခဲ့ပြီးတဲ့ Outlook, Thunderbird စတဲ့ Mail client တစ်ခုခု သုံးပြီးတော့သာ messages တွေ ဖျက်ဖို့ လုပ်ဆောင်ပါ။

» GMail နဲ့ Outlook ရဲ့ ကွာခြားသွားချက်က - ကျွန်တော်တို့ messages တွေ ဖျက်ထုတ်ပစ်ဖို့ရှာတဲ့ နေရာမှာ Gmail ထဲမှာ ဆိုရင် Attachments တွေရဲ့အရွယ်အစားအလိုက် messages တွေကို ရှာဖို့ မဖြစ်နိုင်ပါဘူး။ ဒါပေမယ့် Outlook ထဲမှာတော့ မျိုးစုံအောင် အလွယ်တကူ စိတ်ကြိုက်ရှာလို့ ရပါတယ်။ ဒီအကြောင်းကို အပေါ်မှာ ဖော်ပြခဲ့ပြီးသားမို့ ထပ်မရှင်းတော့ပါဘူး။

အထက်မှာ ဖော်ပြခဲ့တဲ့ အချက်တွေထဲက အချက်တစ်ချို့ဟာ Gmail Storage space မလုံလောက်မှု နဲ့ ကြုံတွေ့နေရတဲ့ မိသားစုဝင်များ အတွက် အတိုင်းအတာ တစ်ခုထိ ဖြေရှင်းပေးနိုင်လိမ့်မယ်လို့ ကျွန်တော် မျှော်လင့်မိပါတယ်။

KznT.